自分のやるべきことに向き合うために
気がついたら時間が過ぎている
1日のスタートの時にどうやって仕事に取り掛かりますか？
- 思いついたものから着手する
- まずメールやSlackなどの未読メッセージを確認して、必要なことをやる
- タスクリストの重要度の高いものから
- 前日のうちにやると決めておいたものをやる
1は論外。思い出さなかったものはいつまでも実行されない。
2もお勧めしない。メールでお願いされたものや、何か得た情報から思いついたものに手をつけがち。
3は悪くないけど、実はこれでは不十分。理由は後述。
4も悪くはない。けど、3と同様、不十分。
何が起きているのか
「まずメールやSlackなどの未読メッセージを確認して、必要なことをやる」がダメな理由
未読メールやメッセージを古い順から見ていき、何か依頼・指示・照会されてたらすぐに取り掛かってしまう、とか、メルマガ・ニュースを見て気になることのリンクからネットサーフィン（仕事関係ではあるが）が始まってしまう、といったようなことがよく起こる。
前者のケースでは、重要or重要ではない、至急or至急ではないで区分し、重要かつ至急であれば取り掛かるのは正しい。
しかし、そういう事項は実は少ない。
その見極めをしないまま、重要ではないのに至急となっている事項、重要でも至急でもない事項に、最初に取り掛かってしまうことになりかねない。
時間は有限あるし、誰だって残業はしたくない。
効率的に進めるためには、「重要or重要ではない、至急or至急ではない」の4つで区分して、取り掛かり順序を考え、もしくは自分の仕事としてやるべきかも含めて考える。
「タスクリストの重要度の高いものから」「前日のうちにやると決めておいたものをやる」が不十分な理由
これは前述した重要度の振り分けができており、取り掛かり順序を決めているという状態を指している。
これはこれで大事なことであり、前日（前営業日）の業務終了時に決められていると一番良いと思う。
ただし、その日の予定と合わせて考えていないと、これでは不十分であり、結果、夕方になって予定していたものが終わってない、ということに陥りやすい。
もちろん、1日の予定が完全にフリー（外出・移動・会議といった予定がゼロ）であれば、何も手がついてない・終わってないという最悪の事態にはならない。ただ、いろいろなことをマルチでこなしているビジネスパーソンにとって、そんな日は皆無であり、何らかの予定（多くは会議だろう）が入っているものだ。
もちろん、無駄な会議を減らすべき！というのも、取り組むべき課題ではあるのは間違いない。
一方、現実はいくつかの予定が入ってしまっている状況で、「無駄だから出ません！」といえる会議はそう多くはない。
ちゃんと自分のやるべきことに向き合うための方法
実施することは以下３点
- タスクの優先順位を決める（やるかやらないかも合わせて判断しておく）
- タスク実行にかかる時間を見積もる
- 実施する時間帯を割り当てる
３点めについて、会議や面会といった予定を除いた自分の時間に対して、何時にどのタスクをやるかを当てはめる。
- タスクA 60分
- タスクB 30分
- タスクC 90分
例えばこんな1日だったとする。
9:00〜9:30 チーム会議
10:00〜11:00 プロジェクト会議
12:00〜13:00 上司とランチミーティング
13:00〜15:30 客先訪問
17:30 定時
↓
9:00〜9:30 チーム会議
9:30〜10:00 タスクB
10:00〜11:00 プロジェクト会議
11:00〜12:00 タスクA
12:00〜13:00 上司とランチミーティング
13:00〜16:00 客先訪問〜戻り
16:30〜17:30 タスクC
17:30 定時
このように、自分の時間にタスクを当てはめ、社内で共有しているカレンダーに登録してしまう。
こうしておくことによって、得られるメリット2つ。
- 会議後、帰社後に「さて、なにやるか」という判断が不要になる
- 予定を埋めておくことで、突発的な会議設定が入りにくくなる（もちろん、本当に金融なら応じるべき）
このようにスッポリ収まることは多くはないし、見積通りに終わるとも限らない。ただ、タスクを並べておいて都度眺めておくよりは進みが早い。
おわりに
この考えは何年も前に読んだ本に書いてあったもの。
そうだと思って、実践しているものの、慌ただしくなってくるとついつい疎かになってしまうので、自戒の念を込めて備忘録に。
